Deltagere
Emmy Koefoed, Anne-Louise Quass, Patricia Bovién Nørfelt, Mette Hassing Christensen, Christian Søndergaard Christensen, Lotte Toftgaard, Anders Hansen, Henrik Buchardt, Mikkel Grundtvig, Caja Fastrup, Ane Christoffersen og Henriette Aaby

Afbud: Sebastian Bardram-Pedersen, Nina Kavanagh, Bjarke Bisgaard Yolal, Nikolaj Lam
Referent: Mikkel Grundtvig
Mødeleder: Emmy Koefoed

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden v/Emmy – 2 min.
   Ref: Dagsordenen blev godkendt
    
2. Skærmpolitikken v/Henriette – 10 min.
   Forhåndsgodkendelse af skærmpolitikken, inden den introduceres for elever og personale.
   Ref: Bestyrelsen beslutter at forhåndsgodkende skærmpolitikken, med henblik på at få det kvalificeret af personale og elever i sensommeren. Den bliver lagt på hjemmesiden hvor rammerne for forhåndsgodkendelsen vil fremgå.
    
3. Arbejdet i skolebestyrelsen v/Emmy – 30 min.

• a. Valg af mødestruktur for næste skoleår, fx:
  - Model 1: Kl. 16.00-19.00
  - Model 2: Kl. 17.00-20.00
  - Model 3: Kl. 17.00-19.00 – med hyppigere mødefrekvens
  Ref: Bestyrelsen besluttede at gå med model 2.
  Møder kommende skoleår vil ligge 23/9, 2/10, 13/11, 17/12, 19/1, 24/2, 25/3, 6/5, 11/6
  b. Mødefacilitering, mødeform og Aula
  Ref: Bestyrelsen kom med feedback på dagsorden og mødestruktur. Nedslag er f.eks.
  • at det er positivt med tidsangivelserne på punkterne
  • at dagsordenen kan være for fuld
  • forslaget om at se om den udvidede mødetid (jvnf. Pkt. 3a) adresserer tiden til at komme igennem dagsordenen
  • at den skriftlige kommunikation på aula fungerer godt til kortere emner men ikke så godt ved f.eks. høringssvar
  • at vi opretter mapper i bestyrelsens fællespostkasse med henblik på overblik (Mette opretter disse)
  • hvis medlemmer af bestyrelsen åbner et punkt til diskussion på Aula er det pågældende medlem der er ansvarlig for at processen følges til dørs
• c. Proces for beslutninger, der træffes i bestyrelsen
  Ref: Et ønske at referaterne bliver mere transparente for udenforstående læsere. Punktet omkring referatet kommer senere i dagsordenen (pkt. 7b)
• d. Koordinering af høringssvar
  Ref: Vi kan ikke altid nå at diskutere høringssvar færdigt på møderne. Det fremstilles et forslag om at der udpeges en ansvarlig for koordination af høringssvar. Christian meldte sig til opgaven.
• e. Kurset ”Det gode skolebestyrelsesarbejde”
  - Hvordan definerer vi dette på Duevej?
  - Skoleafdelingen ønsker input til relevante emner under temaet
  Ref: Et forslag til emne er at få defineret de forældrevalgtes rolle i forhold til hvad skolens forældrene kan bruge bestyrelsen til. Et andet kunne være at få beskrevet medarbejderrepræsentanternes rolle. Henriette bringer forslagene videre til skoleafdelingen.
  e. Bestyrelsens postkasse og kommunikation
  Ref: punktet er behandlet under de øvrige emner i punkt 3.
   

4. Status på Elevrådene v/Henrik – 5 min.
   Hvad gør vi pt. for at være hurtigt i gang fra skoleårets begyndelse?
   Ref: Der er deadline for valg af elever til elevrådene i næste uge, således at skoleåret startes med fuldt besatte elevråd.
    
5. Hjemmesiden v/Henrik – 5 min.
   Status på principper behandlet i skolebestyrelsen
   Ref: Der er blevet ryddet op på skolens hjemmeside. Principper er samlet så de kun ligger et enkelt sted. Der er fjernet meget gamle principper som ikke længere stemmer overens med virkeligheden. Vi mangler at udarbejde et princip for undervisningens organisering, som ikke tidligere er blevet udarbejdet. MED udvalget vil gerne udarbejde et udkast og foreligge bestyrelsen på første møde i september. Der er et ønske om at det fremgår af hjemmesiden hvis et princip er under revision. Dette vil blive praksis fremover.
    
6. Prioritering af skolens ressourcer og bestyrelsens rolle heri v/Emmy og Henriette – 10 min. 
   Ref: Vi diskuterede bestyrelsens mandat i forhold til at prioritere skolens økonomi og ressourcer. Henriette understreger at det er skolens ledelse der har retten, og forpligtelsen til at anvende ressourcerne hvor de vurderer at de kommer eleverne og skolen bedst til gode. Bestyrelsen tages med på råd i forskellige sammenhænge. Bestyrelsens rolle er at føre tilsyn med skolens økonomi. 
    
7. Drøftelse af handlingsplan på baggrund af forældrehenvendelser til bestyrelsen v/Emmy – 20 min.

• a. Ekstraordinært møde vedr. skolens indsats for elever m. særlige behov
  - 3. eller 23. september 2025 kl. 17.00-18.30. Dette møde er uden elevrepræsentanter.
  Ref: Vi besluttede at holde ekstraordinært møde 8/9 17.00 – 18.30, og dermed erstatte det ordinære møde. Det ordinære møde afholdes 23/9.
  - Beslutning om dagsorden for dette møde
  Ref: Emmy laver et første udkast til dagsorden og sender det til kvalificering blandt forældrevalgte og medarbejderrepræsentanter.
• b. Transparens i bestyrelsens referater 
  Ref: Der er et ønske om at det bliver nemmere for læsere, der ikke har været på mødet, at forstå referaterne. Dette bestræber vi os på, og vil arbejde med at finde en form som kan dette.
• C. Bestyrelsen på hjemmesiden (Ref: punktet sættes på dagsordenen til 8/9)
• d. Håndtering af henvendelser til bestyrelsen (Ref: punktet sættes på dagsordenen til 8/9)
   

8. Bestyrelsens årsberetning v/Emmy – 20 min.

• Bestyrelsens arbejdsgange (Mette)
  • Kontakt til bestyrelsen
  • Bestyrelsens postkasse
• Kontaktforældremødet (Mette)
• Kursus for skolebestyrelser den 27. august 2025 (fjernes, da det ikke er i indeværende skoleår)
• Revision af principper (Patricia)
• Arbejdet med Frederiksbergmodellen, digital dannelse og det digitale forældreskab (Nina)
• Skolegårdsprojektet (Lotte)
• Økonomiske rammer for skolens virksomhed (Emmy)
• Folkeskolens Kvalitetsprogram (Fjernes)
• Tilsyn
• med skolen, herunder fokus på trivsel, godkendelse af budget etc. (Emmy)
• Dialog med kommunen (Anne-Louise)
• Medarbejdernes trivsel (Ane + Nikolaj)
• Elevdemokrati (Anne-Louise)
  Ref: foreslag om at punkt h fjernes, da ledelsen informerer forældrene. Forslaget tilsluttes. Vi aftalte indbyrdes at skrive om de forskellige punkter og sende dem til Emmy senest 4/8. Beretningen udsendes i august.
   

9. Opfølgning på kontaktforældremødet v/Emmy – 30 min.
   Hvordan bruger vi input i relation til kommende forældremøder?
   Ref: Vi nedsatte en arbejdsgruppe med Emmy, Patricia og Mette, der arbejder med hvordan vi bedst får udbytte af de gode pointer og tilbagemeldinger der kom på kontaktforældremødet.
    
10. Folkeskolens Kvalitetsprogram på Duevej v/Henriette – 5 min.
    - Kvalitetsprogrammets frihedsgrader fra august 2026
    - En form for afkortning af skoledagen i indskolingen
    Ref: 
    Frihedsgrader: Henriette forklarede, at folkeskolens kvalitetsprogram giver skolerne flere frihedsgrader, hvilket skal hjælpe med at skabe en bedre skole. Det er vigtigt, at disse frihedsgrader også bliver lokale og ikke kun kommunale.
    Inddragelse: Henriette nævnte, at de planlægger at inddrage relevante personalegrupper i processen for at sikre, at de nye frihedsgrader bliver brugt effektivt og til gavn for skolen.
    Juniormesterlære: Henriette nævnte, at juniormesterlære ikke er relevant for skolen i øjeblikket, da der ikke er nogen elever, der har ønsket det. De vil dog følge med i, hvordan andre skoler implementerer det, og bruge deres erfaringer, når det bliver relevant.
    Afkortning af skoledagen: Henriette nævnte, at de har besluttet at afkorte skoledagen for de yngste elever ved at fjerne en lektion og åbne SFO'en tidligere to dage om ugen. Dette er en del af deres langsomme implementering af kvalitetsprogrammet.
     
11. Meddelelser – 15 min.

• Medarbejderrepræsentanter – Fokus på afslutning af året og planlægning af næste år
• Elevrepræsentanter – Den nye madordning kører godt, og der er overvejende positive tilbagemeldinger.
• Forældrevalgte – Anne-Louise har været til ”Sammen om skolen” hvor hun hørte om den nye junior-mesterlære ordning og det nye ledelsesgrundlag, der er under udarbejdning. Hun fortalte også om dialogmødet om sparrekataloget.
• Undervisning og fritid v/ledelsen 
  Undervisningen beretter om en virkelig god fagfordelingsproces, hvor tidligere erfaringer blev koblet med at komme tidligt i gang. Vi har fået en del opsigelser op til sommerferien. Henriette nævnte, at de opsigelser, der er modtaget, primært skyldes naturlige årsager som flytning eller karriereskift, og ikke utilfredshed med ledelsen eller arbejdsforholdene. Der har været samtaler om opfølgning på APV´en på alle teams, som planlagt i MED-udvalget. Disse samtaler er oplevet meget positivt af både ledelse og personale, og relevante problemstillinger. 
  Klubben og SFO´en er i gang med at planlægge næste år. Tilbagemeldingerne fra SFO-personalet vedr. majgrupperne, der i år har været delt i klassestørrelseshold med henblik på at lade holdene fortsætte som klasser i 0. klasse, er at det er gået godt. Personalet skal evaluere på formen efter sommerferien.
  Klubben er i gang med at booke kolonier og rejser til kommende år, hvilket er vanskeligt, da meget er booket allerede. Der er et forslag i kommunalbestyrelsen om at genindføre ungdomsklubberne på alle klubber i kommunen. Det er vi meget glade for.

12. Spisning og god sommer – 60 min. 
     
13. Næste gang: 8. september 2025
    - Princip for arbejdet m. digital dannelse v/Nina og Mikkel
    - Handleplan ved digitale krænkelser v/Nina, Christian og Henriette
    - Gennemgang og evt. revidering af bestyrelsens årshjul v/Emmy
    - Arbejdet med Folkeskolens Kvalitetsprogram v/Nikolaj, Ane og Henriette
    - Opmærksomhed på adgang til lokale gymnasier for elever fra Skolen på Duevej v/Mette